Als je dagelijks bezig bent met het helpen van ledenorganisaties krijg je zo’n breed zicht op alles wat gebeurt dat je wel eens het overzicht of de finaliteit dreigt te verliezen. Verenigingsmanagement is nu eenmaal een complexer verhaal dan velen op het eerste zicht te zien krijgen, maar het is niet omdat je alles mooi opknipt in behapbare stukjes dat het daarom gemakkelijk wordt. Ontegensprekelijk hangt alles aan elkaar vast en zit heel wat winst in het optimaliseren van de onderdelen om tot een coherenter en vooral performanter geheel te komen. Een recente case, niet direct uit mijn professionele werkzaamheden, opende enkele nieuwe inzichten over het verenigingsleven.
De lokale kunstenaarsvereniging waar ik nog niet zo lang bestuurder van ben, ontving de gemeentelijke Prijs voor Cultuur voor 10 jaar inzet, wat zich vooral vertaald heeft in een jaarlijkse tentoonstelling naast ledengerichte activiteiten. De erkenning gaat dus naar een hele groep van kunstenaars die zich op diverse vlakken inzetten, zoals ook dit jaar voor een kunstroute op 6 locaties waaraan meer dan 40 leden-kunstenaars deelnemen. Van buitenaf wordt op de eerste plaats gekeken naar het resultaat van de werking, niet zozeer naar het proces dat eraan vooraf gaat. En ook de bezoekers komen zonder enig voorbehoud langs op de tentoonstelling en nemen gretig deel aan de wedstrijd om een kunstwerk te winnen.
Wat ik er alvast uit onthouden heb:
- Een strakkere voorbereiding met draaiboeken waarin best en worst case scenario’s uitgeschreven zijn, zouden misschien meer rust geven aan bestuurders, maar in dit geval is het niet zeker of het resultaat anders geweest zou zijn. Het is mooi om zien dat sommige dingen zich op wonderbaarlijke wijze toch gewoon oplossen. Loslaten is misschien strategisch gezien geen best practice, maar waar mensen zijn ontstaan nieuwe opportuniteiten.
- Je kan ‘vrijwilligers’ wel opdrachten proberen geven, maar finaal is het beter om een heel breed kader te bieden waarbinnen ze hun eigen ding kunnen doen. Het is cruciaal ervan uit te gaan dat ze het beste voorhebben met de organisatie, wat ook betekent dat ze te rade kunnen gaan bij anderen, in het geval dat er iets niet lukt. Vertrouwen en kwetsbaarheid creëer je niet uit het niets, maar eens het er is, kom je samen heel ver.
- Zolang er een gezonde dialoog tussen mensen kan plaatsvinden is er geen nood aan het permanent afstemmen en trachten de neuzen in dezelfde richting te houden. Je kan beter de diversiteit van de mensen omarmen dan te proberen tot homogeniteit en bijgevolg de kleinst gemene deler te komen. Je neemt beter vrede met gekende beperkingen, dan kunstmatig de lat op onhaalbare hoogte te leggen.
- Hoewel er initieel een bezorgdheid was dat het niet weerhouden van alle werken bij de selectie mogelijks tot frustratie zou leiden bij sommige leden, leeft bij hen nu vooral de vraag hoe het succes volgend jaar herhaald zal kunnen worden. Hier wordt in elk geval bevestigd dat leden die op een correcte manier behandeld en geïnformeerd worden, ook minder goed nieuws willen en kunnen verteren.
Kortom, zelfs voor iemand die denkt er een en ander van af te weten, is het soms beter om te vertrouwen op mensen en gewoon te focussen op het resultaat. Wat minder verenigingsmanagement en wat meer go with the flow dus.
Inzichten die ik graag meeneem in mijn adviespraktijk maar ook voor de BSAE-masterclass Ledenbinding van 30 mei in Brussel.
Marc Mestdagh 
Of zoals mijn collega het vaak zegt: “Controle is goed, vertrouwen is beter.”
LikeGeliked door 1 persoon