Het is voor ledenorganisaties dikwijls balanceren op een slappe koord: een event (hierna als algemene term voor congres, opleiding, meetup,…) organiseren waarbij je een nieuw thema of een andere invalshoek wil bieden, maar tegelijk ook probeert om zoveel mogelijk leden te betrekken. Bovendien is er ook de uitdaging om te zorgen dat het niet zomaar bij een éénmalige actie blijft. Wat blijft er effectief over zowel voor de deelnemers als de andere leden en de organisatie?
Je kan er theoretisch uitgebreid over mijmeren, maar finaal heb je als verenigingsprofessional zelf alles in de hand. Een goede voorbereiding verdient zich zeker terug. Enkele vragen die hierbij essentieel zijn:
- Hoe past het event binnen de scope van de organisatie, niet enkel binnen de grote ‘why’ van de organisatie maar ook binnen de strategie om leden slimmer te maken en hen te ondersteunen in hun ‘why’ of doelstellingen?
- Hebben we op voorhand al nagedacht wat de mogelijke ‘legacy’ (dat wat achteraf overblijft) kan zijn? Gaan we nog een vervolgsessie (bv. na een introductie een meer expert-sessie) organiseren? Gaan we de ‘content’ als dusdanig delen met leden die niet hebben deelgenomen, of gaan we die verrijken met andere bronnen, input van andere sprekers, input en feedback van leden? Wordt het een permanent thema binnen de organisatie?
- Zijn de verwachtingen van de deelnemers voldoende gemanaged – is duidelijk voor wie we het doen, wat ze mogen verwachten (format, inhoud) en vooral wat zij er later ook nog over mogen verwachten en finaal hoe dat alles een impact zal hebben voor hen?
- Zijn we er als organisatie op voorzien om het hele traject van uitnodiging tot nazorg en vooral doorontwikkeling te ondersteunen ? Dit gaat zowel over mensen, resources, maar ook over tools die hierin een rol kunnen spelen. Kunnen we dit via ons CMS/ledennet regelen of hebben we meer gespecialiseerde tools (zoals een kennis- en leerplatform) nodig?
- Hoe gaan we het event op zich zo organiseren dat zowel kennisoverdracht als interactie en de experience optimaal zijn? Dat zijn voor deelnemers nu eenmaal bepalende succesfactoren. Naast een gestroomlijnde organisatie, of het nu fysiek of virtueel is, moet er op elk moment over gewaakt worden dat de deelnemers betrokken blijven en bereid zijn om actief hun kennis en ervaring in te brengen. Bij voorkeur ontstaan er tijdens het event nieuwe inzichten die vooraf niet te voorzien waren en die nieuwe energie geven.
- Tot slot is het belangrijk om alles wat voor, tijdens en na een event gebeurt ook te laten inkantelen in de Body of Knowledge van de ledenorganisatie. Dit betekent dat er zaken opgeslagen worden, geëvalueerd en geanalyseerd, om er lessen uit te trekken, om waardevolle kennis te borgen voor later enzovoorts.
Het mag duidelijk zijn dat een event organiseren niet zomaar een one-shot is, maar bij voorkeur deel uitmaakt van de overkoepelende werking van de ledenorganisatie.
Op 4 maart organiseert BSAE in samenwerking met haar partner D2L een gratis webinar rond deze problematiek. Meer info en inschrijven: https://www.d2l.com/nl/resources/webinars/wat-je-tijdens-een-event-leert-blijft-niet-binnen-dat-event/
* * *
Blijf op de hoogte van inzichten door deze blog te volgen – je kan je aanmelden in de rechterkolom. Je krijgt dan een email als ik een nieuw artikel publiceer (2-tal per maand).
Marc Mestdagh 