Tot voor kort was ik een koele minnaar van live of opgenomen webinars ter vervanging van fysieke bijeenkomsten van leden. Soms dringt verandering zich op uit onverwachte hoek. En als de impact dermate groot is zoals bij Corona, kan je er niet langer omheen. Als de eerste reacties van ontkenning, relativering en paniek voorbij zijn, is er ook weer ruimte om positief te proberen denken. De vraag is: zullen (leden)bijeenkomsten na Corona nog hetzelfde zijn?
Tipping point
Nu Corona ons dwingt om alles wat we al gepland hadden te annuleren, bekruipt heel wat organisaties ook de angst om aan nieuwe plannen te denken. Vanaf wanneer zullen fysieke bijeenkomsten dan weer wel kunnen? Moeten we een plan B achter de hand houden, in de zin van: hoe makkelijk kunnen we ook die nieuwe bijeenkomst dan weer annuleren of moeten we een virtueel alternatief voorzien? Of gaan we direct de vlucht vooruit nemen en enkel nog virtuele bijeenkomsten voorzien? Hebben we op dat vlak niet alleen een kantelmoment bereikt, maar ook nog eens een ‘point of no return’?
De kracht van fysieke bijeenkomsten
Vooraleer op deze vraag in te gaan, wil ik toch nog even een lans breken voor de waarde van fysieke bijeenkomsten. Op de eerste plaats geruggesteund door heel wat theoretische modellen en onderzoeken waarbij aangetoond wordt dat interactie en vooral ook samen doen veel efficiënter zijn om te leren dan gewoon te luisteren naar een spreker. Dat ‘samen doen’ impliceert niet alleen met mekaar spreken, maar ook samen stil zijn, reflecteren, tijdens de pauze het over iets anders hebben. Om nog te zwijgen van lichaamstaal, een kwinkslag op weg naar het toilet over het verloop van de bijeenkomst. Zelfs samen lunchen of de babbel achteraf krijgen een aparte betekenis bij dergelijke bijeenkomsten. Zo combineren we zo optimaal mogelijk taakgerichte afspraken met relatiegerichte communicatie. Iets waar wij Belgen wel goed in zijn.*
Voordelen van virtuele bijeenkomsten
Nu we noodgedwongen moeten overgaan tot virtuele bijeenkomsten zie ik tegelijk toch ook opportuniteiten:
- Minder tijdverlies voor verplaatsingen en wachttijd (er is tegenwoordig wel altijd iemand die ‘net iets later’ is op een vergadering). Daar staat uiteraard ook een minkost tegenover.
- Strakker afgelijnde vergaderingen omdat er nu eenmaal minder gelegenheid is om te ‘chitchatten’ voor en na. Dat maakt het – zeker vanuit inhoudelijk oogpunt – efficiënter. Voor operationele, opvolgvergaderingen kan dit de vergaderuren serieus drukken.
- Meer focus op wat gezegd wordt: je kan wel doen alsof je aanwezig bent, maar minder dan als je achteraan in een zaal op je laptop mails zit te beantwoorden, moet je in een virtuele meeting toch even bij de pinken blijven – waarom zou je anders überhaupt deelnemen.
- Meer focus geldt in elk geval als het om een interactieve sessie gaat. Doordat je meer beurtelings moet spreken, heb je ook de neiging om meer te luisteren. Zo krijgt de dialoog een extra toegevoegde waarde. Een goede moderator is zeker wenselijk om te zorgen dat iedereen aan bod komt. Voor bepaalde formats – denken we aan een formele hoorzitting, waarbij vraag en antwoord sowieso duidelijk afgelijnd zijn – kan een virtuele meeting heel wat tijdswinst bieden.
Maar toch…
Ik blijf er wel van overtuigd dat menselijk contact – en ik heb het voor alle duidelijkheid niet over ‘huidhonger’ – belangrijk blijft in veel gevallen van communicatie, zoals een eerste kennismaking, of bij een interactieve workshop waarbij nuances, lichaamstaal, stiltes… een rol spelen. Maar ook een losse babbel bij de koffiemachine of de parkingvergadering achteraf blijven een essentieel deel uitmaken van hoe mensen communiceren en vooral hoe ze samen tot een gedeelde betekenis van hun werkelijkheid kunnen komen. De basisvereiste om ook samen iets te realiseren.
Al bij al lijkt het me dan ook een opportuniteit om na te denken over de bestaande formats van (leden-)bijeenkomsten en waar mogelijk die te optimaliseren door bijvoorbeeld over te schakelen op virtuele tools, maar tegelijk is het een gelegenheid om fysieke contacten warmer en betekenisvoller te maken. Aan de andere kant kunnen we ook – zoals Dries Debackere* van De Taalsector suggereert – nadenken over virtuele tools die een combinatie van het taakgerichte en het relationele, zoals bijvoorbeeld een Whereby ‘kamer’ waar je eerst de inloopbabbel kunt doen en waar je achteraf nog even kunt blijven hangen. Iemand zo’n tool al gezien?
_______________________________
*Met dank aan Dries Debackere van De Taalsector die me hierop wees na het lezen van een eerste versie van dit artikel
(MM, 18/03/2020)
Marc Mestdagh 