Voorzitter – zonder hamer zie je niet enkel spijkers

 In mijn zoektocht naar vakliteratuur over de uitdagingen van bestuurders en vooral voorzitters in ledenorganisaties botste ik eerder toevallig op het boek “Voorzitter! – De kunst van voorzitten zonder hamer”, geschreven door twee ervaren voorzitters, Gerdi Verbeet en Alexander Rinnooy Kan (Uitgeverij Nijgh & Van Ditmar, 2014). Achteraf bezien heb ik bijna op elke pagina wel iets onderlijnd of aangeduid.

De opdracht die de voorzitter toebedeeld krijgt is breed en er komen dan ook heel wat competenties bij te kijken. Uitgangspunt is dat er niet enkel aandacht moet zijn voor het formele, organisatorische en doelmatige, maar ook voor de sociale functie: mekaar beter leren kennen.  Als je enkel maar een hamer hebt zie je overal spijkers – een voorzitter moet ook inspireren en verbinden. En met een breed palet van dikwijls heel kleine acties het verschil maken.

Hierna volgen 10 losse tips waarbij ik het me permitteer om uitgebreid te citeren – waarom de dingen anders verwoorden als de uitspraken van de auteurs zo precies zijn? Het boek bevat uiteraard nog heel wat meer inzichten, maar vooral ook heel wat verhalen en anekdotes uit de praktijk van de auteurs.

1. Alleen al de titels van de hoofdstukken zijn een waardevol lijstje op zich:

• • Gaan we wel vergaderen?
  • De voorbereiding: wat gaat er gebeuren?
  • De agenda: wat gaan we behandelen?
  • De opening van de vergadering: warming-up
  • De spelregels – of zijn er geen spelregels?
  • Het verloop van de vergadering, of: hoe besteden we onze tijd het best?
  • Het gezelschap: hoe houd je iedereen bij de les?
  • De besluitvorming: waar zijn we het over eens?
  • De lastige momenten: hoe moeten we nu verder?
  • Afronding en nazorg: coolingdown

2. Voorbereiding: ‘De voorzitter moet tijdig van zich laten horen. Dan weet iedereen dat hij of zij alweer bezig is met de volgende bijeenkomst en dat inspireert.’
3. Belang van de infrastructuur: zaal, verlichting.. ‘Hoe ronder de tafel, hoe gelijkwaardiger de deelnemers.’
4. Belang van te starten met de goedkeuring van het verslag: ‘Het verslag zorgt ervoor dat het startpunt van de vergadering voor iedereen volstrekt helder is. (…) heeft het bovendien de functie dat iedereen zich niet alleen de inhoud, maar ook de sfeer van de vorige vergadering weer voor de geest haalt. En dan natuurlijk liefst in die zin dat je je herinnert hoe vlot en prettig het de vorige keer verliep.’
5. Strategische pauzes om niet uit de sfeer van de vergadering te geraken: ‘Als het enigszins kan moet je de pauze dus samen doorbrengen, op één plek, zonder dat iedereen wegloopt om iets anders te gaan doen.’
6. De inleiding van de voorzitter – verleiden van de deelnemers: ‘Zijn inleiding moet inspirerend zijn en opgewekt van toon. Niet te lang, want je wil vaart maken. Maar lang genoeg om het gevoel te krijgen dat iedereen weer op het rechte spoor zit. (…) Een goede voorzitter heeft een slecht geheugen. Je moet elke nieuwe vergadering weer met een open mind beginnen.’
7. Omgaan met nieuwe deelnemers: ‘Het is de taak van de voorzitter om nieuwkomers te ‘coachen’, uit te leggen wat de gebruiken en tradities in dit gezelschap zijn.’
8. Omgaan met veelpraters: ‘Onderbreken is misschien wel de belangrijkste taak van de voorzitter. Het is de kunst om dat zo te doen dat mensen vervolgens niet beledigd gaan zitten mokken.’
9. Besluitvorming: ‘Een goed besluit is een besluit waar niemand van de aanwezigen zich voor hoeft te schamen, waarbij iedereen ook kan zeggen: maar dát deel heb ik binnengehaald.’
10. Tot slot over de outcome (in termen van groepsdynamica ‘emergentie’ genoemd): ‘Als je goed voorzit, kun je het beste uit de mensen halen. De gezamenlijke kennis en ervaring tevoorschijn halen. De deelnemers zover brengen dat ze samen tot dingen komen die ze in hun eentje niet hadden kunnen bedenken.’

*    *    *

Meer weten over de anders uitdagingen voor voorzitters, neem als Voorzitter deel aan deze bevraging (20 vragen, maximum 10 minuten). Je krijgt als bedanking mijn inspiratieboekje ‘Bestuurder – hoe ga ik mee uit de bocht?’ toegestuurd. Ook verenigingsprofessionals hebben baat bij de resultaten. Het zijn zaken die zij ongetwijfeld wel eens wil weten, maar misschien is het toch iets makkelijker om die vragen te laten stellen door iemand extern. Dus motiveer elke Voorzitter om deel te nemen!

De link is: https://www.2mpact.be/benchmark-voorzitters

*    *    *

Blijf op de hoogte van inzichten door deze blog te volgen – je kan je aanmelden in de rechterkolom. Je krijgt dan een email als ik een nieuw artikel publiceer (2-tal per maand).