Het is best makkelijk om te benadrukken dat het belangrijk is om als moderne ledenvereniging de kracht en de collectieve intelligentie van je leden actief in te zetten voor de ledenwerking. Zo hoef je als verenigingsprofessional niet zelf het warm water uit te vinden, en is er minder druk om de alleswetende kenniswerker te zijn. Wat dan telt zijn vooral je vaardigheden om als facilitator de nodige kennis bij je leden aan te boren en te vertalen naar zinvolle ‘content’ waar je als vereniging mee verder kan. De zoektocht naar een compromis waarbij niemand tegen is, wordt dan de ontdekking van de win-win, waarbij iedereen voor is want iedereen wordt er beter van.
“Member sourcing”, of het inzetten van de kracht van je leden blijft niettemin een uitdaging. Op de eerste plaats omdat de leden zelf niet goed weten welke rol ze kunnen spelen – ze weten immers niet wat ze niet weten. Maar ook omdat het resultaat op voorhand niet vastligt. Het beeld van de avontuurlijke expeditie staat bijgevolg in schril contrast met dat van de vooraf geregelde groepsreis. Hierna volgt een vergelijking tussen beide ‘formats’.
Wat vooral essentieel is in dit concept is dat expedities een mooie en moderne invulling geven aan het verbinden van de ‘What’s in it for me?’ en de ‘What’s in it for us?’ van de organisatie.
| Commissie/ Werkgroep/Taskforce |
Expeditie | |
| Thema, voorwerp | Functioneel: juridische zaken, kwaliteit, opleidingen Afspiegeling van de structuur van de organisatie |
Heel divers van scope en variërend van ‘omvang’ |
| Traject | Geen afgelijnd traject (zo lang als nodig), meestal veel aandacht voor de obstakels onderweg | Eindbestemming wordt gedefinieerd, maar proces is belangrijker. Het vooropgezette doel is richtinggevend. |
| Relatie tov de missie/collectieve ambitie | Eerder operationeel, een ad hoc invulling van een strategische doelstelling | Direct gelinkt aan de collectieve ambitie
Aantrekkelijke en ambitieuze uitdaging |
| Inbreng van deelnemers | Leden worden gevraagd om feedback te geven | Leden moeten zelf bepalen waarover het zal gaan |
| Diversiteit van deelnemers | Experten voor het betrokken thema | Breed, wat ook de kracht van de groep verhoogt. Belangrijk om bij begin in kaart te brengen (kennis, skills en niet enkel thema-specifieke)
Cf. de wet van Ashby* |
| Toon van meetings | Debat: afweging van voorstel aan wat leden denken
Finaal is er een winnaar en een verliezer. |
Dialoog: samen op zoek naar een win-win
Belang van vragen stellen: “Antwoorden zetten een punt, sluiten processen af, beëindigen acties en zetten de zaak stil. Vragen, daarentegen, richten de aandacht, mobiliseren energie, zetten aan tot actie en brengen de zaak in beweging.” (Verhoeven) |
| Voorgeschiedenis | Wat al gebeurde is belangrijk en bepalend voor hoe het verder moet gaan | ‘We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them’ – Albert Einstein |
| Input | Eigen expertise (secretariaat en leden), minder geneigd om er derden bij te betrekken | Externe expertise wordt ingeschakeld waar zinvol (cf. noodzaak aan diversiteit van deelnemers/kennis) |
| Outcome | Optimalisatie, efficiëntieverhoging, de verhoopte verandering | Transitieproces met als doel impact en effectiviteit verhogen
“Radicale verandering, weliswaar in kleine stappen”(Rotmans) |
| Intern draagvlak | Breed, zoekend naar compromis voor volledige ledenachterban | Smal en diep verbindend (inzetten op betrokkenheid) Persoonlijke voldoening is ook belangrijk |
| Format | Voorbereid door secretariaat Opmerkingen/goedkeuring geven Legacy en logica spelen |
Door deelnemers bepaald Co-creatief, iteratief Zoeken-leren-experimenteren |
| Commitment | Vanuit besef van de noodzakelijke samenwerking (ifv eigenbelang) | Vanuit gezamenlijk vertrouwen (belang van de relatie wordt heel hoog ingeschat) |
| Rapportage naar de overkoepelende organisatie | Notule, verslag over activiteit wordt as such doorgestuurd | Outcome als voorbeeld voor anderen (portabiliteit) |
| What’s in it for me? Vs. What’s in it for us? | Focus op US, meegenomen als er ook ME gerealiseerd wordt | Vertrekken vanuit ME met duidelijke doelstelling ook de US te realiseren (verbondenheid met groter geheel) |
| Begeleider | Meestal een interne professional (directeur, stafmedewerker) of executieve bestuurder > vooral inhoudelijke inbreng | Externe, neutrale begeleider (vertrouwenspersoon)
“De facilitator gaat bewust om met meerdere perspectieven. Door verschillende perspectieven te zien en te delen ontstaat nieuwe betekenisgeving. Een mooie paradox: door verschillende meningen te delen krijgen we een gedeeld begrip en worden we het eens” (Homan) Maar zeker ook combinatie van begeleiden (facilitator) en inhoudelijke inbreng (expert) |
* De wet van de vereiste variatie van Ashby stelt dat de verscheidenheid binnen een systeem op zijn minst even groot moet zijn als de verscheidenheid in de omgeving waartegen het systeem zichzelf wil reguleren. Organisaties (systemen) moeten er voortdurend voor zorgen dat de variatie in de organisatie voldoende is om de veranderingen te kunnen waarnemen die plaatsvinden in de omgeving van de organisatie. Het is dus belangrijk om een diversiteit aan profielen (competenties, talenten, vaardigheden) te hebben.
* * *
Dergelijke expedities zijn zinvol zijn ter vervanging van klassieke commissies, werkgroepen en taskforces, maar zeker ook om invulling te geven aan visiemeetings, intervisiemeetings, kenniskringen, lerende netwerken, Communities of Practice,…
Bij heel wat auteurs vinden we voorwaarden voor succesvolle teams, vertaalbaar naar de expedities binnen ledenorganisaties. Het is namelijk niet omdat binnen de context van de ledenorganisatie het team minder frequent, mogelijks meer ad hoc samenkomt dat niet een zelfde ambitie als bij hoog presterende teams mag verwacht worden.
Op basis van o.m. Lencioni zien we ook nog de volgende uitdagingen voor de expeditie:
- Er is geen angst voor conflicten – dankzij het vertrouwen dat het team in mekaar heeft is het mogelijk om moeilijke gesprekken te voeren.
- Door van elkaar verantwoording te vragen blijft het team als één geheel voorrang geven aan de vooropgestelde doelstellingen. Het houdt ook de kwaliteit van aanpak scherp.
- Zowel eigen aandacht voor de resultaten als externe support en erkenning zijn noodzakelijk. Reflectieve vaardigheden zijn hierbij onontbeerlijk.
- Er wordt een resultaatgerichte structuur opgezet, waarbij zelfsturing kan, maar met een ondersteunende facilitator. Er is gedeeld leiderschap, maar dat is sterk rolafhankelijk.
Waar wacht jij nog op om expedities op te starten binnen je organisatie? Als je nood hebt aan een adviseur om je te helpen expedities opstarten of een sterke facilitator, aarzel niet om mij te contacteren.
* * *
Bronnen: o.m.
Willem Verhoeven, De kunst van het vragen stellen
Thijs Homan e.a., Faciliteren zonder omwegen
Jeannet Kant en Cees Sprenger, Faciliteren van kenniskringen
Patrick Lencioni, The Five Dysfunctions of a Team
Jan Rotmans, Omwenteling
(update 16/06/2018)
Marc Mestdagh 
8 gedachten over “Maak van elke commissie, werkgroep of taskforce een boeiende expeditie”