Lidmaatschap: als maten onder mekaar

Waar ik met Expedities initieel vooral vorm wou geven aan een meer intense vorm van lerende netwerken, geraak ik er meer en meer van overtuigd dat we die specifieke aanpak, of minstens elementen ervan, kunnen inzetten voor elke ledenbijeenkomst. Op 11 oktober 2019 (zie http://bsae.be/event/90) verzorg ik voor BSAE opnieuw een workshop rond de Expedities-methodiek en verken ik met de deelnemers graag de verschillende  opportuniteiten voor hun dagelijkse praktijk. Werk je op één of andere manier met leden, dan is deze workshop dus zeker relevant voor jou!

Van lerend netwerk naar Expeditie

De basis van de Expeditie-methodiek (cf. www.marcmestdagh.be/exp) bestaat eruit de kracht en de collectieve intelligentie van je leden actief in te zetten voor de ledenwerking, waarbij je een balans vindt tussen wat het lid voor zijn eigen ‘profijt’ zoekt (What’s in it for me?) en wat de leden en de organisatie nodig hebben als collectief geheel, bijvoorbeeld om als representatieve organisatie te lobbyen, of om kostenefficiënt opleidingen te organiseren (What’s in it for us?).

Concreet zorg je dus voor een andere invulling van ledenbijeenkomsten. Op de eerste plaats de bijeenkomsten waar leden met mekaar in interactie gaan, zoals lerende netwerken, trainingen en workshops, maar ook de meer klassieke commissie- en werkgroepvergaderingen die vooral de organisatie moeten dienen. Helemaal nieuw is het format niet, maar vooral de vertaalslag van wat zo’n aparte groep binnen de organisatie doet naar de grotere organisatie (en dus ook de niet-deelnemende leden) is cruciaal, maar in de praktijk niet zo evident. Daarvoor is een strak format en een goede ‘gids’ nodig.

Van Expeditie naar elke ledenbijeenkomst

Willen we meer halen uit elk ledencontact, en dan vooral die waarbij we dankzij de aanwezigheid van verschillende leden de kans hebben om van één plus één drie te maken (in vakjargon: emergentie), dan moeten we enkele randvoorwaarden respecteren:

• Een veilige en vertrouwelijke omgeving: als we het beste uit mensen willen halen, moet er ook plaats zijn voor kwetsbaarheid. Leden moeten zich volledig kunnen openstellen. Er zijn op zich geen verkeerde ideeën of reacties. En niet alles wat gezegd wordt, komt in een notule. Wat niet wegneemt dat er wel op resultaat gewerkt wordt.
• De juiste mensen op de juiste plaats: komen om te leren is niet verkeerd, maar er moet ook expertise aanwezig zijn en bij voorkeur is die divers. Weten wat leden waard (kunnen) zijn is dus essentieel. Leden uitnodigen om deel te nemen net omwille van hun expertise verhoogt sowieso hun betrokkenheid. Niemand bevindt zich graag te ver uit zijn comfortzone.
• De best mogelijke begeleider: een groep leden kan sterk zelfredzaam gemaakt worden en op termijn autonoom gaan werken, maar een strakke begeleiding bij aanvang is zeker wenselijk. De ‘gids’ moet toezien op het format en de inhoud, maar ook op het proces en het resultaat. Hij kan daarbij zelf ook een belangrijke inhoudelijke inbreng hebben. Stafmedewerkers hoeven dus niet bang te zijn dat zij door facilitatoren vervangen worden die enkel het proces bewaken.
• Veelzijdige communicatie: er moet werk gemaakt worden van ‘passende’ communicatie. Wat de leden van de groep onder mekaar nodig hebben is helemaal anders dan de ‘rapportage’ naar de organisatie, of de ‘vertaalslag’ naar de leden of andere actoren. Hierbij is aandacht voor communicatie over het proces zelf (waarom doen we bepaalde zaken zo en niet anders of hoe zijn we tot iets gekomen) minstens even belangrijk dan het vormgeven van het resultaat onder de vorm van een rapport, richtlijn, actieplan.
• Vieren van successen. Het klinkt wat zwaar, maar de output en bij voorkeur de outcome van de bijeenkomsten moet zichtbaar gemaakt worden. Het gebruik van cases, interviews, storytelling kunnen tegelijk de resultaten tastbaar maken, maar ook de leden die eraan mee gewerkt hebben ‘in de verf’ zetten. De organisatie zelf kan bijdragen door de outcome een prominente plaats te geven in haar communicatiekanalen, congres, enzovoort.

Waar het allemaal om draait

Dit mag allemaal veel werk lijken voor verenigingsprofessionals die dagelijks met leden moeten omgaan, maar werken aan verbinding tussen leden is ‘key’ om invulling te geven aan een waardevolle relatie tussen het lid en de organisatie. Vanuit die verbinding ontstaat namelijk collectieve waarde die uniek is aan ledenorganisaties. Dat kan je niet ‘inkopen’ bij een dienstenleverancier.

Tegelijk zorg je ervoor dat het lidmaatschap meer is dan een louter financiële transactie gekoppeld aan een kosten/baten analyse. Het lid voelt zich dankzij deze methodiek aangesproken op zijn expertise, betrokken bij de werking en beloond voor zijn inzet. Maar bovenal krijgt hij tijdens het proces op een preferente manier antwoorden op de zaken die hem als professional persoonlijk of als vertegenwoordiger van zijn organisatie of bedrijf bezig houden en waarvoor hij op de eerste plaats lid werd van de organisatie.

Als maten onder mekaar

Dat dit niet enkel topdown gefaciliteerd wordt door de organisatie bij monde van slimme stafmedewerkers, maar eerder van binnenuit komt doordat gelijkgestemden, collega’s en concullega’s, zich met mekaar willen verbinden als ‘maten’, geeft bovendien opnieuw die warme invulling van ledenorganisaties als ‘community’, eerder dan het zakelijke netwerk.

*    *    * 

Wil je hier zelf verder mee aan de slag, neem dan deel aan mijn workshop op vrijdag 11 oktober 2019:  http://www.bsae.be/event/90 (Er zijn nog 2 plaatsen vrij momenteel)

*    *    * 

Blijf op de hoogte van inzichten door deze blog te volgen – je kan je aanmelden in de rechterkolom. Je krijgt dan een email als ik een nieuw artikel publiceer (2-tal per maand).

(22/09/2019)